Powtarzające się problemy, to sygnał do gruntownych zmian

Wysoka rotacja pracowników sięgająca 80% rocznie, średni czas pracy w organizacji – ok. 3 miesiące.

Brak procesów współpracy, zakresów obowiązków i systemu efektywnej komunikacji między działami, prowadzące do błędów, opóźnień i braku odpowiedzialności poszczególnych pracowników.

Brak celów stanowiskowych i mierników efektywności.

Rozproszone systemy operacyjne utrudniające spójne zarządzanie.

Brak procesu wdrożenia nowych pracowników, co wydłużało adaptację lub powodowało rezygnację.

Uznaniowy system premiowy.

Opóźnienia w realizacji zamówień – do 60% wszystkich realizowanych.

Nierówna jakość obsługi klienta w BOK, długi czas odpowiedzi (telefon/mail) – od 48 godzin do tygodnia.

Brak odpowiedzialności za stany magazynowe i zamówienia towaru.

Niska motywacja i zaangażowanie – ok. 80% pracowników nie rozumiało swojej roli i zakresu obowiązków.

Wyodrębnienie zespołów pod kierownictwem menedżerów, stworzenie kart stanowisk ze zdefiniowanymi obowiązkami i celami, wprowadzenie jednorodnego systemu bonusowego opartego na KPI jakościowych i ilościowych w całej organizacji.

Spotkania kierowników z zespołami i cotygodniowa analiza wyników, planowanie działań na kolejny tydzień na bazie wniosków – utrzymywanie komunikacji integrującej wszystkie zespoły wokół celów organizacji.

Szkolenia z obsługi kluczowych systemów: infolinii, marketingu, magazynu.

Rekrutacje na stanowiska operacyjno-księgowe pracowników z odpowiednim doświadczeniem i nadanie ról oraz odpowiedzialności w poszczególnych procesach.

Zdefiniowanie KPI dla jednostek i zespołów, w tym infolinii z motywującym systemem bonusowym oraz podział zadań według kompetencji.

Wprowadzenie procedury onboardingu, standaryzacja procesów magazynowych i logistycznych.

Spadek rotacji pracowników z 80% do poziomu poniżej 15% w skali roku.

Skrócenie czasu reakcji BOK poniżej 2 godzin, eliminacja zaległości zamówień.

Wzrost satysfakcji i zaangażowania zespołu dzięki przejrzystym regułom premiowania i jasnym celom.

Uporządkowanie procesów logistycznych i magazynowych, pełna kontrola nad stanami magazynowymi.